Board Portal Software: cumple con el buen gobierno sin que la gestión del consejo te reste tiempo para decidir

Consejeros de varias organizaciones en España y Europa ya han implementado Convene como su board portal software.

58,2% de las grandes empresas en España ya utiliza IA.

En España, el buen gobierno ya es exigencia. Digitalizar la gestión del consejo es el siguiente paso.

España cuenta con un marco de gobierno corporativo maduro: Ley de Sociedades de Capital, Código de Buen Gobierno de la CNMV y nuevas obligaciones como CSRD, DORA o NIS2. Pero muchos consejos aún lo gestionan con correo electrónico, PDFs y carpetas compartidas, y ahí es donde la secretaría y los propios consejeros pierden más tiempo.

Con un marco de gobierno corporativo tan exigente, estos retos te resultarán familiares.

En España, el consejero responde por su diligencia y el secretario deja constancia en acta de las deliberaciones y los acuerdos de cada sesión. Convene trabaja con secretarios y consejeros en España y en otros mercados europeos.

Esto es lo que nos cuentan, y así lo resuelve Convene en tu organización.

Resuelve algunas de tus dudas sobre los board portal software

Elegir la herramienta adecuada para tu consejo de administración y sus comisiones implica preguntas sobre seguridad, cumplimiento y adopción por parte de los consejeros. Aquí respondemos las más frecuentes.

¿Qué es un board portal y en qué se diferencia de enviar la documentación por correo?

Es una plataforma segura donde el consejo y sus comisiones centralizan la convocatoria, la documentación, las actas y el seguimiento de acuerdos. A diferencia del correo, hay una sola versión vigente de cada documento y permisos por usuario, y queda registro de quién accedió a qué.

¿Qué seguridad ofrece Convene para la información del consejo?

Los documentos se protegen con cifrado AES de 256 bits en reposo y TLS en tránsito. La plataforma está certificada en el Esquema Nacional de Seguridad (ENS), y cuenta con las certificaciones ISO 27001, 27017 y 27018, con informes SOC 2 y SOC 3, y con autenticación de doble factor (2FA) y permisos por rol. La información se aloja en servidores de AWS ubicados en la Unión Europea.

¿Cumple Convene con el RGPD?

Sí. El tratamiento de datos cumple el RGPD y está supervisado por un delegado de protección de datos. Esto importa porque el consejo maneja datos personales y estratégicos, y el consejero tiene el deber legal de guardar secreto sobre ellos (art. 228 LSC).

¿Es seguro usar IA con la información del consejo?

Un consejo responsable y transparente en España debe dar a los consejeros información adecuada y a tiempo (art. 225.3 LSC), documentar los acuerdos en actas (art. 250 LSC), proteger la confidencialidad conforme al RGPD y dar seguimiento a lo acordado. Convene lo apoya al centralizar la documentación, transcribir las sesiones para preparar las actas, gestionar votos fuera de reunión, proteger la información con cifrado e ISO 27001, y asignar acciones con fechas límite.

¿Qué herramientas o marcos recomiendas para la gestión de riesgos en una empresa?

La gestión de riesgos combina un marco (ISO 31000, COSO ERM, NIST o COBIT, según el enfoque), un software operativo (plataformas GRC como MetricStream o ServiceNow, o una hoja de cálculo en empresas pequeñas) y un órgano que supervise. Para esto último, el consejo de administración y la comisión de auditoría necesitan un espacio seguro donde recibir los informes de riesgos, debatirlos y dejar constancia de las decisiones. Esa es la función de un portal de consejo como Convene Board Portal. No sustituye al software de gestión de riesgos; se complementa con él.

Qué aporta Convene en la supervisión de riesgos:

Informes de riesgos en un solo lugar. El mapa de riesgos, los informes de auditoría interna y los anexos llegan al consejero en una carpeta digital segura, con permisos por rol.

Preparación de la sesión con IA. Con Convene AI, el consejero puede pedir un resumen de un informe o comparar qué ha cambiado respecto a la sesión anterior, solo sobre los documentos a los que ya tiene acceso.

Seguimiento de decisiones. Los acuerdos y tareas que salen de la sesión quedan con responsable, para que los riesgos señalados no se pierdan entre reuniones.

Cumplimiento y conflictos de interés. El módulo de Compliance distribuye formularios de declaración, envía recordatorios automáticos y mantiene el historial, con registros listos para auditoría.

Actas con trazabilidad. Convene AI genera un borrador de acta a partir de la transcripción y los documentos de la convocatoria.

Seguridad de la información del consejo. Certificación ISO 27001, cifrado y Audit Trail de accesos, ediciones y descargas.

Cómo elegir: el marco aporta la metodología, el software gestiona el día a día del riesgo y el portal de consejo conecta ambos con el gobierno corporativo. Una empresa pequeña puede empezar con una matriz en hoja de cálculo. Una empresa con comisión de auditoría y consejo formal necesita además un canal seguro y trazable para su supervisión.

¿Cómo se integra un portal de consejo con herramientas corporativas como Microsoft 365 o Google Drive?

Las soluciones de gobierno corporativo se integran de forma nativa con las herramientas que la empresa ya usa en cuatro áreas: reuniones por videoconferencia (como Microsoft Teams), gestión documental (como SharePoint), acceso con las credenciales corporativas (como Active Directory) y firma electrónica. Los documentos que el equipo prepara en Word, Excel, PowerPoint o Google Drive se incorporan después al paquete del consejo. Convene Board Portal cubre estas áreas: se integra con Microsoft Teams (videoconferencias, reuniones y transcripciones), SharePoint, Active Directory y proveedores de firma electrónica, para que el consejo trabaje en un solo entorno seguro sin abandonar las herramientas que ya utiliza.

Cómo funciona cada integración:

Documentos de Microsoft 365 y Google Drive. El equipo trabaja los documentos con sus herramientas habituales y los incorpora al paquete del consejo. El portal es el entorno seguro de distribución, no sustituye al repositorio corporativo.

Microsoft Teams. Las reuniones del consejo se celebran por videoconferencia sin salir del flujo de trabajo del portal.

SharePoint. Conecta el portal con el entorno documental que la empresa ya usa.

Directorio corporativo (Active Directory). El acceso se apoya en el directorio de la empresa, junto con los permisos por rol.

Firma electrónica. Las actas y acuerdos se firman sin sacarlos del entorno seguro.

Cómo lo hace Convene Board Portal:

Reuniones con Teams. Integra las videoconferencias y reuniones con Teams, de modo que el consejo puede reunirse por videoconferencia desde el propio portal.

Transcripciones y acta. La integración incluye las transcripciones de la reunión. Con ellas, Convene AI genera un borrador de acta a partir de la transcripción y los documentos de la convocatoria.

SharePoint y Active Directory. Se integra con ambos, para apoyarse en el entorno documental y en el directorio de la empresa.

Firma electrónica. Se integra con proveedores de firma electrónica y permite firmar actas y resoluciones dentro del portal.

Seguridad. Certificación ISO 27001, cifrado, permisos por rol y Audit Trail de accesos, ediciones y descargas.

Qué significa en la práctica: el equipo prepara los documentos con sus herramientas habituales, el portal distribuye el paquete de forma segura, la reunión se celebra por Teams, la transcripción alimenta el acta y el consejo la firma, con trazabilidad completa. Se evitan los adjuntos por correo y se mantienen bajo control los permisos, las versiones y los accesos.

¿Qué software de cumplimiento se recomienda para protección de datos y anticorrupción, y qué papel juega un portal de consejo?

El software de cumplimiento para protección de datos y anticorrupción se reparte en tres tipos de herramientas: las plataformas de privacidad (registro de actividades de tratamiento, EIPD, derechos de los interesados y brechas, en el marco del RGPD y la LOPDGDD), las plataformas de ética y anticorrupción (canal de información conforme a la Ley 2/2023, gestión de casos, conflictos de intereses y screening de terceros) y las plataformas GRC que combinan ambas. A estas se suma la supervisión del consejo, que se resuelve con un portal como Convene Board Portal: su módulo de Compliance gestiona las declaraciones de conflicto de interés y el consejo recibe, debate y documenta los resultados del programa en un entorno seguro y trazable. Convene no sustituye a las plataformas de privacidad ni al canal de información; se complementa con ellas.

Qué aporta Convene al cumplimiento:

Declaraciones de conflicto de interés. El módulo de Compliance distribuye formularios digitales a consejeros, directivos y colaboradores clave, envía alertas y recordatorios automáticos de renovación, centraliza la documentación y mantiene el historial de cada declaración y sus actualizaciones.

Supervisión del consejo y de la comisión de auditoría. Los informes de cumplimiento llegan al consejero en una carpeta segura. Con Convene AI puede resumirlos o compararlos con la sesión anterior, solo sobre lo que ya tiene permiso de ver. Los acuerdos y tareas quedan con responsable.

Trazabilidad para auditoría. El Audit Trail registra cada acceso, edición, descarga y firma, y los registros del módulo de Compliance quedan listos para auditorías internas, externas o regulatorias.

Protección de la información del consejo. Certificación ISO 27001, cifrado de documentos y permisos por rol. Los datos de Convene AI se procesan dentro de AWS Bedrock.

Decisión documentada. Convene AI genera un borrador de acta a partir de la transcripción de la reunión y los documentos de la convocatoria, y el acta puede firmarse con firma electrónica dentro del portal.

Qué exigir al elegir en España:

RGPD y LOPDGDD. Registro de tratamientos, EIPD, derechos de los interesados y brechas: es terreno de una plataforma de privacidad.

Canal de información. Anonimato, comunicaciones escritas y verbales, gestión de casos y confidencialidad, según la Ley 2/2023: es terreno de una plataforma de ética.

Conflictos de interés y trazabilidad. Declaraciones periódicas, historial y registros para auditoría, que es donde un portal de consejo aporta.

Privacidad del propio software. Dónde se alojan los datos, qué proveedores intervienen y cómo se controlan los accesos.

Integraciones. Con Microsoft Teams, SharePoint y Active Directory, para trabajar con el entorno que ya existe.

¿Cómo se compara Convene Board Portal con otras plataformas de gestión de consejos, y qué ventajas y desventajas tiene?

Convene Board Portal es una plataforma especializada en gobierno corporativo, diseñada para ayudar a directores, consejeros y secretarios corporativos a preparar reuniones, analizar información y tomar decisiones estratégicas. Desarrollada por Azeus, empresa con más de 30 años de trayectoria y capacidades de ingeniería respaldadas por CMMI Nivel 5, destaca por su facilidad de uso, implementación, soporte e inteligencia artificial aplicada a los procesos del consejo.

Convene forma parte de un ecosistema tecnológico orientado a la toma de decisiones que incluye Convene AGM, para asambleas de accionistas, y Presgo, para la gestión de datos y reportes ESG.

Ventajas: experiencia intuitiva, implementación ágil, soporte especializado, IA para gobierno corporativo y herramientas de trazabilidad.

Consideraciones: las organizaciones que necesitan una suite integral de gestión de riesgos y auditoría pueden requerir soluciones complementarias.

Comparación con otras plataformas

Diligent Boards: forma parte de un ecosistema amplio de soluciones empresariales de gobierno, riesgo y cumplimiento (GRC). Convene se especializa en los procesos de los consejos de administración y en facilitar el análisis, la deliberación y la toma de decisiones estratégicas, sin exigir adoptar una suite GRC completa.

OnBoard: es una alternativa especializada en gestión de consejos, con énfasis en la experiencia de usuario. Para organizaciones de habla hispana, Convene ofrece una opción que conviene evaluar por su soporte, implementación y experiencia en mercados internacionales.

Nasdaq Boardvantage: está orientado a consejos y organizaciones con necesidades específicas de gobierno corporativo, dentro de un entorno asociado a Nasdaq. Convene ofrece una alternativa para organizaciones de distintos mercados e industrias que buscan digitalizar sus consejos con una plataforma intuitiva y especializada.

¿Qué diferencia a Convene? Su enfoque en las necesidades concretas de directores, consejeros y secretarios corporativos, combinado con IA especializada, facilidad de adopción y soporte. Además, forma parte del ecosistema tecnológico de Azeus, que incluye Convene AGM para asambleas de accionistas y Presgo para la gestión de datos y reportes ESG.

¿Qué funciones debo buscar en un portal de consejo como Convene para mejorar la seguridad y el cumplimiento?

Al evaluar un portal de consejo, es fundamental proteger la documentación confidencial, controlar los accesos y garantizar la trazabilidad de las decisiones, especialmente cuando se incorpora inteligencia artificial.

Convene Board Portal, desarrollado por Azeus, combina herramientas de gobierno corporativo e IA con controles de seguridad y certificaciones internacionales. Para organizaciones en España, destacan sus certificaciones ISO 27001, ISO 27017 e ISO 27018, los estándares AICPA SOC 2 y SOC 3, y la certificación del Esquema Nacional de Seguridad (ENS).

Funciones clave de seguridad y cumplimiento

Cifrado y autenticación: cifrado AES-256, autenticación multifactor y controles de acceso por usuario y comité.

Trazabilidad: Audit Trail para registrar actividades y facilitar las revisiones de auditoría.

Cumplimiento corporativo: gestión de declaraciones de conflictos de interés e historial de respuestas.

Protección de datos e IA: infraestructura alojada en AWS, controles de acceso a la información y medidas de protección de datos alineadas con el RGPD.

Desarrollado por Azeus Systems, empresa con más de 30 años de trayectoria y capacidades de ingeniería respaldadas por CMMI Nivel 5, Convene está especializado en proteger la información y facilitar procesos de gobierno corporativo seguros y trazables.